Shiftaru ブログ ›

Excelのシフト表、限界が来る瞬間5つ — そうなったら「仕組み」の出番です

2026年7月10日 · Shiftaru 開発チーム

シフト表づくりは、たいていExcel（かスプレッドシート）から始まります。
最初はそれで十分なんです。人数が少ないうちは、頭の中で突き合わせて、セルに名前を打つだけ。

でも、あるときから急に重くなる。「Excelが悪い」のではなく、Excelの守備範囲を超えたサインです。
この記事では、その「限界が来る瞬間」を5つに整理して、そうなったら何に切り替えるべきかまで書きます。

限界が来る5つの瞬間

Excelシフト表の限界が来る5つの瞬間：突き合わせが追えない・変更の玉突き・転記ミス・条件の見落とし・属人化

瞬間①：突き合わせが「目視」で追えなくなる

希望日時とスタッフの空きを、2つの表を見比べながら埋めていく。
10人×10件なら気合いでいけます。でも20人を超えたあたりから、組み合わせの数は頭の外に出ます。
「たぶん空いてたはず」で置いた1件が、後から衝突する——これが常態化したら最初のサインです。

瞬間②：1件の変更が「玉突き」になる

「その日ダメになりました」の連絡が1本入る。
代わりを探す → その人の別の予定とぶつかる → さらに別の人を動かす……
Excelは変更の影響範囲を教えてくれません。組み直しのたびに全体を目でなめ直すことになります。

瞬間③：希望の「転記」でミスが混ざる

LINEや紙で集めた希望を、Excelに手で写す。
この転記こそが、写し間違い・見落とし・「言った言わない」の温床です。
シフトの間違いは、実は組む段階より集める段階で生まれていることが多い。

瞬間④：人数以外の「条件」を見落とす

エリア、資格、対応できるコース、1日の上限、連勤……
現場のシフトには「空いていれば誰でもいい」わけではない条件が絡みます。
Excelのセルはこの条件をチェックしてくれないので、担当者の記憶力が最後の砦になります。

瞬間⑤：その表、あなたにしか組めなくなっている

条件も履歴も頭の中にあるから、担当者が休むとシフトが止まる。
「私がやったほうが早い」は、属人化が完成した合図でもあります。

3つ当てはまったら、「仕組み」の出番

ひとつずつなら工夫でしのげます。関数を組む、色分けする、締切を厳しくする。
でも3つ以上が毎週起きているなら、それはツールの問題です。人間の注意力で埋める段階は過ぎています。

仕組みに任せるべきは、この3つ：

  1. 集める — 希望をフォームで集めて、転記をなくす（③の解決）
  2. 突き合わせる — 条件込みのマッチングを機械にやらせる（①②④の解決）
  3. 持ち出す — 結果を表・カレンダーで出して、誰でも回せるようにする（⑤の解決）

私はこれを仕組みにしました

実は私自身がこの5つを全部踏んだ側で、それでシフト・予約マッチングアプリ Shiftaru（シフタル） を作りました。

しかもデータはあなたのブラウザの中だけで処理されます（この設計の話は連載第3回で）。

🔧 お知らせ
Shiftaru は現在開発中で、いまはサンプルデータで試せる体験版を公開しています。登録なしで、マッチングまで一周さわれます。
👉 https://shiftaru.com

まとめ

Excelをがんばるのをやめた分の時間は、現場とお客さんに返せます。