シフトの「希望日時」と「スタッフの空き」を突き合わせる作業を、仕組みで解決する

シフト組みが毎回しんどいのは、あなたの段取りが悪いからではありません。
「人間が手作業で解くには条件が多すぎる」だけです。この記事では、その作業のどこに時間が溶けているのかを整理し、仕組みで楽にする考え方を解説します。

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シフトを組む仕事には、意外と知られていない大変さがあります。
「お客さんの希望日時」と「スタッフの空いている時間」を、一つひとつ手作業で突き合わせる作業です。

出張撮影の配車、家庭教師と生徒のマッチング、訪問看護・介護の訪問割り当て、店舗の必要人数の穴埋め——
業種は違っても、根っこにある作業は同じです。「誰を、いつ、どこに当てるか」を人間が頭の中でパズルのように解いている。

この記事では、その作業がなぜ大変なのか、どこに時間が溶けているのかを整理したうえで、
「仕組み」で解決するとはどういうことかを解説します。

なぜシフトの突き合わせは大変なのか

手作業でシフトを組むとき、頭の中では実は複数の条件を同時に処理しています。

これを 10人 × 10人くらいまでなら気合いで解けます。
しかし人数が増えた瞬間、組み合わせは爆発的に増え、
「誰かを1人動かすと、玉突きで別の人も動かさないといけない」状態になります。

そして厄介なのは、この作業は毎回ゼロからやり直しだということ。
希望は毎週・毎月変わり、スタッフの空きも変わる。だから前回の答えは使えません。

手作業のシフト組みで、特に時間を奪われているのは次の3つです。

手作業だと毎回この繰り返し

1 は「集め方」を統一すれば減らせます。
2 と 3 は、条件を機械に渡して自動で解かせれば、人間は「最終確認と微調整」だけで済みます。

やることは、大きく2つに分けられます。

シフト組みを3つに分ける：決まった形で集める→自動で解く→人が決める

希望日時・対応エリア・希望コースなどを、同じフォーマットで集める。
そうすれば転記も、突き合わせの下準備も要りません。
使い慣れた Googleフォームのようなツールで十分です。

集まったデータを、条件（エリア・希望日順・スキル・稼働上限・重複回避）に沿って
自動でマッチングする。人間は結果を見て、気になるところだけ手で直す。

このとき大事なのは、自動化＝丸投げではないということです。
現場には「この人はこの日は外せない」「今回はこの組み合わせにしたい」という事情があります。
だから、自動でたたき台を作り、最後は人が調整できることが実用の条件になります。

シフトの突き合わせが大変なのは、能力の問題ではなく、
人間が手作業で解くには条件が多すぎるからです。

この3つに分けるだけで、シフト組みは驚くほど楽になります。

私はこの考え方をそのまま形にした、シフト自動マッチングのWebアプリ Shiftaru（シフタル） を作っています。
希望日時とスタッフの空きを自動で突き合わせ、結果を画面で微調整できます。

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※ 現在は体験版のため、実データの読み込みや結果の書き出しなど一部の機能はライセンス登録後に開放されます。まずは「練習モード（サンプルで試す）」から触ってみてください。

次の記事では、その自動マッチングが実際にどう動くのかを、図を交えて解説します。